Case Study

Automatyzacja
Przetwarzania Dokumentów
dla Biura Księgowego

Klient

 Firma księgowa specjalizująca się w obsłudze spółek z o.o. 

Zakres prac

 Stworzenie narzędzia do automatycznego przetwarzania wyciągów bankowych w formacie PDF na pliki nadające się do bezpośredniego importu do systemu księgowego klienta.

Wyzwanie

Proces księgowania wyciągów bankowych w firmie klienta wymagał manualnego przepisywania danych z plików PDF do systemu. Był to czasochłonny i podatny na błędy proces, który przy większej liczbie dokumentów mogł zajmować nawet 2 dni pracy na jeden plik.

Kluczowe wyzwania obejmowały: 

  • Obsługę różnych formatów bankowych, które różniły się układem danych i strukturą. 
  • Dokładne odwzorowanie danych, aby uniknąć błędów przy imporcie do systemu księgowego. 
  • Szybkość i niezawodność przetwarzania, pozwalająca na natychmiastowe wykorzystanie wyników. 

Rozwiązanie

Nasza firma opracowała dedykowane narzędzie automatyzujące proces przekształcania danych.

Kluczowe elementy wdrożonego rozwiązania obejmowały: 

  • Algorytmy analizy i ekstrakcji danych, pozwalające na rozpoznawanie kluczowych informacji niezależnie od formatu wyciągu bankowego. 
  • Standaryzacja struktury danych, umożliwiająca ich eksport w formacie gotowym do bezpośredniego importu. 
  • Przyjazny interfejs użytkownika, dzięki któremu proces przetwarzania jest intuicyjny i wymaga minimalnej interwencji manualnej. 
  • Optymalizacja szybkości działania, dzięki czemu nawet 30-stronicowy dokument jest konwertowany w kilkanaście sekund. 

Rezultaty

Dzięki wdrożonemu narzędziu klient osiągnął znaczące usprawnienia w codziennej pracy: 

  • Redukcja czasu przetwarzania dokumentów z 2 dni manualnej pracy do kilkunastu sekund. 
  • Eliminacja ryzyka błędów ludzkich, co przełożyło się na większą dokładność danych księgowych.
  • Zwiększenie wydajności zespołu księgowego, pozwalające na skupienie się na bardziej strategicznych zadaniach. 
  • Ujednolicenie formatu danych, co ułatwiło proces importu i dalszej analizy finansowej. 

Podsumowanie

Dzięki wdrożonemu narzędziu automatyzującemu przetwarzanie dokumentów, firma księgowa mogła znacząco usprawnić procesy operacyjne.

Automatyzacja pozwoliła na eliminację żmudnych czynności manualnych, przyspieszyła pracę i zminimalizowała ryzyko błędów, co bezpośrednio przełożyło się na efektywność całego zespołu. 

Czy Twoja firma również potrzebuje usprawnień w zakresie automatyzacji?

Skontaktuj się z nami